viernes, 13 de junio de 2014

Como montar unas jornadas de juegos (Parte II).

Hola a todos, hoy vamos a terminar el artículo sobre como organizar unas jornadas de juegos que empezamos el otro día. Y hablaremos de las actividades que organizaremos y sobre todo de como anunciar adecuadamente el evento para que se entere todo el mundo.

5. Actividades, torneos, sorteos.

Según te vayan aclarando patrocinios y colaboraciones, podrás cerrar torneos, actividades, partidas de rol y franjas de juego libre. Es importante que esto lo tengas definido cuanto antes, para poder hacer una tarea de comunicación adecuada anunciando que días hay torneos y que premios y sorteos vais a hacer.



Es importante que definas como se realizarán los torneos (sistema de puntuación, número de rondas rondas, duración, desempates, etc...), así como el método que se utilizará para el reparto de boletos del sorteo si lo hay.

6. Merchandising.

Si tenéis algo de presupuesto a través de los patrocinadores locales, podéis plantearos hacer camisetas, gorras, tazas, chapas, etc. que luego podéis vender en las Jornadas, sortear o regalar a los colaboradores.

Camisetas conmemorativas del 20 aniversario del ARS.


7. ¡A comunicarse!

Empieza la campaña de comunicación con tiempo. Haz un cartel bonito y elegante, evita poner las típicas guerreras marca-pezones/orcos destripados/demonios-gore violadores porque así podrás poner los carteles en muchos más sitios. Que la tipografía sea clara y se vea desde lejos; qué anuncia el cartel y cuando (olvídate de las tipografías Gothic Old Style).

Los primeros meses lanza un post mensual en web y redes sociales. El primero será simplemente el cartel con el anuncio de las fechas y las actividades generales. Después será un recordatorio al que iremos añadiendo los patrocinadores, actividades que vayamos cerrando, etc...

Tres ejemplos de buenos carteles.


Busca boletines en internet de tu barrio, del ayuntamiento y averigua cada cuanto salen (suelen ser mensuales o trimestrales) y a quien debes enviar la nota de prensa (una nota de presa es una noticia pre-cocinada que envías a un medio, ya redactada y con fotos para que ellos le den una leída superficial y la incorporen a su medio con las modificaciones que crean convenientes). La nota de presa debe ser muy concreta en los primeros párrafos y luego extenderse en los siguientes, para que el encargado de colgarla pueda cortar la nota para adaptarla al espacio que tenga sin que pierda sentido.

Haz lo mismo con los periódicos locales el mes anterior al evento (infórmate de cuando salen, porque algunos son trimestrales y cierran la edición con mucho tiempo de antelación).

Un mes antes del evento, lanza un post semanal en webs y redes sociales anunciando el evento y sus actividades. Aprovecha para mandar un mail si tenéis una base de datos de jugadores y posibles interesados. Y anunciaros en foros, webs lúdicas y demás.

Tres semanas antes, imprime los carteles y empieza a repartirlos por la zona y alrededores, tiendas, bares, ayuntamiento, colegios, etc...

Una semana antes, haz una segunda colgada de carteles para reponer los que se haya perdido/caído/cubierto. Y acaba de darlo todo en redes sociales, webs, foros, cuenta atrás diaria, etc...

8. Al ruedo.

Empiezan las Jornadas, esto es un poco como dirigir una partida de rol.

Asignar tareas a vuestros colaboradores y aseguraos de que la zona de entrada/información funciona correctamente y que se ven los carteles donde tengáis anunciados torneos o partidas donde apuntarse.

Mesa de inscripciones en JESTA.


Presta especial atención a que los espacios necesarios para partidas de rol, torneos, etc. están disponibles y no tenéis que perder una hora buscando al bedel con la llave del cuarto donde se jugaba la partida de D&D.

Importante que alguien se encargue de hacer fotos de todas las jornadas. Esas fotos servirán como promoción de las jornadas, para completar la campaña post-evento y para enviarles a los patrocinadores aquellas en las que salgan sus juegos y patrocinios.

El resto funciona un poco solo y se trata de ir haciendo labor de 'comercial' a la entrada, invitando a la gente a entrar y participar (si es en un lugar público y transitado) y de ‘asesor’ paseando por las jornadas resolviendo dudas sobre juegos, donde están los baños o donde se puede comprar una Coca-Cola.

Entre las labores de los organizadores está enseñar los juegos.




9. Despedida y cierre.

Dejaremos para el final los sorteos de premios y demás recompensas que hayamos pensado para el evento, aplausos, abrazos y muchos besos a todo el mundo.

Y a recoger. Recordad programar unas horas en la agenda destinadas a recoger y limpiar el espacio utilizado (dejarlo todo hecho un desastre es una garantía de que el próximo año no nos volverán a dejar el espacio).

Después del evento, subiremos una galería con todas las fotos y colgaremos posts de agradecimiento a en nuestras redes. Enviaremos mails de agradecimiento junto a una selección de fotos; de partidas de sus juegos a los patrocinadores y genéricas para entidades colaboradoras (además de quedar bien, con un poco de suerte nos llevamos algo de publicidad gratuita en sus redes).

Cuando acabes de subir la galería de fotos, anúncialo en las redes sociales.

Y ya está, ya has organizado unas jornadas estupendas que te han dejado agotadísimo. Pero seguro que las del año que viene las podéis hacer más grandes ; ). Nos vemos la semana que viene y recordad que podéis seguir el blog en facebook, Google+ y twitter.

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